FONDO FIJO DE CAJA
CHICA
El efectivo forma parte del activo circulante con
la principal característica de inmediata disposición del mismo, ya que se habla
de dinero contante y sonante para disposición de la empresa, con la intención
de cubrir gastos operativos.
La caja menor, caja chica o simplemente caja,
es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa
para cubrir gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son
inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en
efectivo.
Al interior
de cualquier ente, existe la necesidad de realizar pagos por conceptos de
gastos que son imprescindibles a la operación del mismo. Dichos gastos son inevitables
y por montos no elevados, por lo que ameritan que se paguen en efectivo.
Como su
nombre lo dice, esta cantidad debe corresponder a una cantidad fija, por lo que
se llama fondo fijo de caja chica. La forma más común de contabilizar gastos es
el uso del sistema de
fondo fijo.
Para su
correcto uso, deben plantearse políticas para su creación, aumento, disminución,
reembolso y constante evaluación de la correcta aplicación de los recursos, mediante
el arqueo de caja chica, las cuales pueden variar para cada tipo y necesidades
de la empresa.
Se deben
establecer criterios específicos al respecto del monto hasta por el cual se
pueden realizar pagos por medio del fondo fijo de caja chica, ya que de
sobrepasarlos, éstos deben hacerse mediante cheque o transferencia bancaria
respectiva.
A) CREACIÓN
Primeramente se debe definir el monto del fondo
fijo de caja chica. A partir de ello, se llenará un formato de convenio de
administración y manejo del mismo. Es decir, explicitar quien funge como
responsable y políticas de manejo del recurso. Se recaban las firmas con pleno
conocimiento de las responsabilidades para las partes involucradas.
El fondo
inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La
entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor
y acreditar bancos.
Cuando los
gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados, por el
importe que ampara los comprobantes que
cumplan con los requisitos fiscales para su correcta deducibilidad y emitirá un
recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los comprobantes
recibos deben igualar la cantidad inicial del fondo.
B) AUMENTO
Determinada la cantidad que integra el monto de
fondo fijo de caja chica, mediante convenio firmado, éste se puede incrementar,
siempre y cuando las necesidades de la operación lo demande. Para ello se
deberán llevar a cabo nuevamente los protocolos de creación del fondo.
A) DISMINUCIÓN
De igual forma, se puede llevar a cabo la
disminución del monto del fondo, cuando la naturaleza de las operaciones
indique que las mismas se deben desarrollar mediante cheque o transferencia
bancarias respectivos, por lo que el fondo fijo de caja chica se torne
irrelevante al interior de la empresa.
B) REEMBOLSO
El reembolso aplica en las siguientes situaciones:
1.
Cada vez que se agote la cantidad que ampara el
fondo fijo de caja chica, no importa si esto sucede de forma diaria, semanal,
quincenal o cuando se requiera, siempre y cuando existan fondos en la cuenta de
cheques para poder reembolsar.
2.
Cada fin de mes, ya que los gastos deben
contemplarse exclusivamente en el periodo en que se devengaron.
3.
Por lo que cada inicio de mes, el fondo debió
reembolsarse por la cantidad que amparan los comprobantes recibidos por parte
de los empleados.
4.
El reembolso se realizará mediante cheque
denominativo a la persona responsable de dicho fondo fijo de caja chica.
5.
Por cada cheque emitido para el reembolso, se
deberá llenar un formato que describa la composición de esa reposición de fondo
fijo de caja chica, indicando el número de cheque, fecha, concepto del gasto y
persona o área que lo realizó.
C) ARQUEO DE CAJA CHICA
Por la naturaleza del fondo, éste debe ser
supervisado constantemente por órgano de control interno, para comprobar el
eficacia en la aplicación del recurso, es decir, que éste se use para los fines
para los cuales fue creado, en este caso, cubrir gastos operativos de la empresa
que no ameriten la expedición de cheques o transferencia bancaria respectivos.
Este arqueo consiste en realizar un cotejo entre
los comprobantes recibidos por el administrador del fondo, y el remante en
efectivo que aún conserva en efectivo, y que la suma de ambos, den como total
la cantidad del fondo autorizado para su manejo.
Es importante desglosar los conceptos por los que
se realizaron las erogaciones respectivas, así como el número y denominación de
billetes y monedas que lo componen.
Los arqueos de caja siempre deben realizarse por el
órgano de control interno de la empresa de forma sorpresiva, a fin de que en
cualquier momento, el administrador del recurso, pueda demostrar el buen manejo
del recurso. Al final del arqueo, deben constar las firmas de las personas en
las que en ello intervinieron y que firman de conformidad.
Creditos;Docente:
Mtra. Matilde Paulina Martínez Salazar
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